メールでも電話でも！好印象な企業への問い合わせ時の就活マナー

就職活動では、応募や面接時間などについて企業に問い合わせることがあるかもしれません。
この「問い合わせ」を単なる質問と侮ってはいけません。実際、「問い合わせの電話対応なども選考に影響する」と答えている企業も少なくはないのです。採用試験はここから始まっていると心してください。
ただし、過度に緊張する必要はありません。自分の誠意や入社したいという熱意が伝わるような対応に気を付けましょう。問い合わせの方法は電話とメールの大きく2つ。採用担当者に気持ちが伝わる、それぞれの「問い合わせのマナー」をご紹介します。

電話での問い合わせのポイントは、落ち着くことと確認を怠らないこと。最近は電話に苦手意識を持っている方も少なくないでしょうが、このポイントを念頭に、以下のことに注意しながら連絡しましょう。

【電話をかける前に】
電話での問い合わせは準備が大事。以下の3点は必ず用意しましょう。
◎メモ帳（日時や持ち物、注意点など伝えられたことを書き留めておくため）
◎筆記用具
◎スケジュールを確認できるもの（日時の都合が合うかどうかの確認のため）
もし、問い合わせ先の企業から事前に渡されたものや、自分が持っている資料などがあれば手元に置いておきましょう。また、尋ねておきたいことがある場合は、あらかじめ書き出しておくと聞き忘れが防止できます。

【電話をかける時間帯】
企業の就業時間内にかけることが必須ですが、相手側が忙しいと予想される時間は極力避けるように気を付けて。
時間を指定されていない限り、始業直後（始業から30分程度）や終業直前、昼休みはNG。飲食店をはじめとする店舗などに問い合わせる場合、混み合う時間帯（ランチタイム／ディナータイム）を考慮して避けるようにしましょう。

【電話について】
周囲に騒音がなく、電波の安定している場所を選んで電話をかけましょう。
万が一、話の途中で電話が切れてしまった場合は、電波の安定している場所まで移動し自分からかけ直してください。再度電話がつながったら、最初に電話が切れてしまったことをお詫びしましょう。
また、連絡先が携帯電話の場合には、

1）本人の確認／「○○会社の□□担当、△△様の携帯で間違いございませんか？」
2）自分について明かす／「○○大学□□学部の△△です」　
3）相手の都合を確認／「今、お時間（お話して）よろしいでしょうか？」

の順番に話して、相手の都合が悪くないことが明確になってから本題に入ると良いでしょう。

【電話での受け答え】
電話では落ち着いてハキハキと話すことが大切。緊張すると早口になりがちなので、ゆっくりと話すことは特に心がけましょう。姿勢を正すと声の印象も良くなることが多いので、試してみてください。
また、相手の言ったことが聞き取れなかった場合は、「恐れ入りますが、もう一度よろしいでしょうか？」と聞き直したり、「〇〇とおっしゃいましたか？」と内容を確認したりして曖昧なままにしないようにしましょう。また、必要事項は最後に復唱して、確認することを忘れずに。特に時間は1（いち）と7（しち）など、数字を聞き違える場合があるので復唱が重要です。

【電話を切る時】
一般的に電話はかけた人から切るというのが原則。ただし、企業への問い合わせの場合は、このルールに反しても先方が切るまで待つほうがベターです。用件が終わったら「失礼します」と言って、相手が電話を切ったのを確認してから受話器を置き（スマホ・携帯電話の通話終了ボタン押し）ましょう。

【担当者が不在の場合】
話をしたい担当者が不在、あるいは電話に出られない場合は、こちらからかけ直すのがマナーです。そのために、担当者が戻る時間、手がすく時間帯を聞いておきましょう。終話の前には、電話口の方にお礼を伝え「〇時ごろ（あるいは〇分後）に再度ご連絡いたします」と、伝えるといいでしょう。

【不在着信があった場合】
授業やアルバイトなどで、電話にすぐ対応できない場合もあります。不在時に着信があった場合には、焦らずどこから・何時ごろに電話があったのかを確認し、準備を整えてから就業時間内に電話をしましょう。
その際、自分の所属・名前を伝え、何時ごろに誰から電話があったのかを伝えて、すぐに出られなかったことをお詫びしましょう。担当者の名前が分からない時は「採用担当の方」などと所属を伝えてもOKです。事前にコンタクトをとっていた場合は、どんな問い合わせをしていたかを電話口の方に伝えておくとスムーズ。電話をくださった方とつながった時には、再度電話に出られなかったことをお詫びしてから本題に入りましょう。

メールでの問い合わせは、とにかく簡潔に、分かりやすく文章をまとめるのがポイント。電話より気軽に問い合わせできるツールではありますが、急ぎの要件の場合は直接話せる電話を選ぶのがベターです。

【文章は簡潔に！】
大切なのは、要点を絞った分かりやすい文章。そのために結論から書くことをおすすめします。導入のあいさつも、なるべく短めに。「お世話になっております」や「お忙しいところ恐れ入ります」で十分です。読みやすい書式や形式を使うことも大切です。程よいところで改行したり、一行開けて余白を作ったりして読みやすくなる工夫をしましょう。件名に用件を入れて、内容を分かりやすくすることも重要です。

【装飾や省略はNG】
ビジネス文書では、絵文字や（笑）などの装飾文字・記号を使用することは避けて。また、社名や部署名などの省略や略語もNGです。署名も名前・所属・連絡先をシンプルに記載し、華美な装飾がないものにしましょう。

【文面は必ず読み直しを！】
文章が長すぎないか、要点が分かりやすいか、誤字脱字がないかなど、送信する前に必ず一度は読み直して、自分の文章をチェックしましょう。その際、送り先のアドレス、会社名、担当者の所属や名前も確認して。名前の間違いは特に失礼にあたるので注意しよう。

電話であっても、メールであっても、伝えたいことが明確であること、分からないことを確認することが重要です。慌てずに自分が知りたいこと、伝えたいことを明確にしてから問い合わせをしましょう。